Portal de cliente, gestión y facturación y reparto del trabajo, conectados entre sí y adaptados a cómo trabaja tu despacho. Ya funciona en Espenta Consultores, una gestoría de Castellón con 180 clientes.
Sistema en funcionamiento en un despacho real · Contacto directo con quien lo construye
Son las mismas que tenía Espenta antes de empezar. No son un problema de esfuerzo del equipo: son un problema de sistema.
WhatsApp, correo, papel… y luego alguien tiene que buscarla, ordenarla y saber de qué cliente es cada cosa.
Si esa persona está de vacaciones o se va, el despacho se resiente. Es un techo de crecimiento y un riesgo.
Cada llamada interrumpe a alguien del equipo para dar una información que el cliente podría consultar por sí mismo.
Datos repetidos en varios programas, facturas hechas a mano y cobros que hay que perseguir.
No es un programa estándar al que tengáis que adaptaros: partimos de cómo trabaja vuestro despacho y montamos el sistema a su medida.
Un espacio propio para cada cliente, desde el que os hace llegar su documentación y la tiene ordenada en un solo sitio.
Clientes, trabajos y facturación en un mismo núcleo, con toda vuestra cartera migrada desde lo que uséis hoy.
Cada encargo llega a quien corresponde según el tipo de trabajo, sin que nadie tenga que repartirlo a mano.
Vuestros clientes pueden pagar online lo que facturáis, y el cobro queda registrado en el sistema.
La web deja de ser un escaparate aislado y pasa a ser la puerta de entrada al resto del sistema.
Cada gestoría trabaja distinto. Lo que se monta, y cómo, se decide con vosotros después de entender vuestra forma de trabajar.
“Lo que más valoro es que no nos vendieron un programa: primero estudiaron nuestro trabajo, después les explicamos nuestras necesidades y después desarrollaron el sistema como el sastre que hace un traje a medida. Se hizo por fases, probando cada paso antes de dar el siguiente, y hoy es el corazón del despacho.”Jaime Santamaría, Espenta Consultores
Nos cuentas cómo funciona hoy tu despacho: cuántos clientes, qué servicios, qué herramientas usáis y dónde se atasca el trabajo.
Qué se monta, en qué fases, en qué plazo y a qué precio. Todo cerrado por escrito antes de empezar; cualquier cambio posterior se aprueba antes de hacerlo.
Migración de tus clientes, configuración y formación del equipo. Cada fase termina en algo que funciona antes de pasar a la siguiente.
No. Partimos de un sistema que ya funciona en un despacho real, pero lo adaptamos a cómo trabaja el tuyo: tus servicios, tu equipo y tus clientes. Por eso empezamos siempre con una reunión para entender tu despacho.
Depende del tamaño del despacho y de lo que necesites, así que no damos una tarifa cerrada sin conocer tu caso. Después de la reunión te enviamos una propuesta por escrito con el alcance, las fases y el precio, y no empezamos nada sin que la apruebes.
No necesariamente. En la reunión vemos qué herramientas usáis: lo que tiene sentido mantener se conecta al sistema y lo demás se migra, incluidos los datos de vuestros clientes.
Los datos son del despacho y se pueden exportar. Las condiciones de tratamiento se firman por escrito antes de empezar, como exige el RGPD cuando un proveedor trata datos por cuenta de otro.
No. El sistema ordena, avisa y prepara el trabajo, pero nada con responsabilidad legal se presenta ni se ejecuta sin que una persona del despacho lo revise y lo valide.
Una reunión de trabajo de una hora, en tu despacho o por videollamada, para entender cómo trabajáis y ver si el sistema encaja. Respondemos a todas las solicitudes en menos de 48 horas.